Animer efficacement vos réunions d’équipe

Savoir animer efficacement vos réunions d’équipe est un levier de performance.

Bien préparées et bien animées, les réunions en entreprise favorisent la communication, la cohésion, et la motivation des collaborateurs.

Cependant, les salariés sont nombreux à estimer que les réunions de travail sont chronophages et nuisibles à leur productivité !

La conduite de réunion est donc un art à maîtriser. Une réunion efficace est une réunion bien préparée pour prendre des décisions collectives et les valider.

En ce sens, connaître les différentes techniques, et les outils d’animation de réunion, vous permettront d’animer des réunions constructives.

Au préalable,  il me semble utile de vous rappeler, et c’est physiologique, que notre mental ne peut rester disponible et fixer son attention sur le contenu que pendant 10 à 12 minutes !

Combien de temps durent vos réunions d’équipe ?

A titre d’exemple, le président d’un grand groupe automobile japonais a pris la décision que toutes les réunions dans son groupe, et ce au niveau mondial, ne dure que 12 minutes !!

Étonnant pour le premier groupe mondial en son secteur !

Mais ce qui est pertinent pour une entreprise ne l’est pas forcement pour une autre. Toutefois, cela nous permet de repenser nos actions, nos habitudes, et nos modes de fonctionnement.

Pour étayer mes propos, je vous soumets les résultats d’une étude qui indique ce qui se passe durant votre réunion avec vos collaborateurs :

  • 20% voudraient se téléporter ailleurs !
  • 20% voudraient lire dans les pensées des autres pour se positionner et plaire !
  • 30% n’ont rien préparé sur le ou les sujets alors que c’était spécifiquement demandé !
  • 5% sont dérangés par les odeurs corporelles des voisins.
  • 5% arrivent en retard ! Pourquoi ?
  • 10% se sont trompés de salle !
  • 10% somnolent dès la 13e minute.

Alors comment se déroulent les réunions que vous animez ?

Animer efficacement vos réunions d’équipe

Une réunion doit être un outil puissant :

  • pour donner du sens,
  • pour prendre des décisions,
  • pour être efficient.

Selon moi, pour être efficace, une réunion ne doit durer au maximum 1h30.

Les conditions de réussite d’une réunion :

  • Que l’ordre du jour soit établi bien à l’avance et connu de tous afin que tous les participants soient prêts.
  • Que la réunion ait un « timing », et qu’elle soit bien cadencée.
  • Que les décisions soient validées et prises.
  • Que l’animateur change à chaque réunion.
  • Que vous donniez du sens à vos réunions.
  • Que vous soyez acteur de vos réunions et que vous preniez votre place dans l’espace.
  • Que vous vous assuriez de la bonne compréhension, et que vous reformuliez les échanges.

Je vous soumets mon outil ScanUp pour animer efficacement vos réunions d’équipe, mais vous pouvez aussi utiliser :

  • La méthode des 6 chapeaux de BONO
  • La méthode de FORD
  • La méthode de WALT DISNEY

Vous noterez que ces brillants leaders sont du siècle dernier ! Et pourtant leur efficacité est là…

Il existe bien d’autres d’outils. Je vous invite à trouver le vôtre, mais surtout à le maîtriser, et l’adapter à votre culture, votre histoire, et votre environnement.

Mais si j’ai un « bon conseil » à vous soumettre : faites-vous accompagner.

Vous bénéficierez ainsi d’une expertise, d’un chef d’orchestre, d’une ressource capable de gérer les situations, et surtout un stratège qui vous guidera vous et votre équipe.

 

Osez la confiance

Soyez acteur de votre émotion et de votre communication

 

 » Si tu veux construire un bateau, ne rassemble pas tes hommes et femmes pour leur donner des ordres, pour expliquer chaque détail, pour leur dire où trouver les choses… Si tu veux construire un bateau, fais naître dans le cœur de tes hommes et de tes femmes le désir de la mer. »

Antoine de  Saint-Exupéry