Le processus délégué est un outil de délégation des responsabilités pour les équipes et les organisations.

 

Développant puissamment la dynamique d’une réunion ou d’un CODIR, le processus délégué est un outil de délégation des responsabilités pour les équipes et les organisations.

En effet, animer un CODIR est un exercice de haute voltige sitôt qu’il faut décider, statuer, organiser, et surtout faire participer à l’échange chacun dans l’optique qu’il soit ACTEUR !

Pour la réussite de vos CODIR, nous avons créé un outil « PROCESSUS DÉLÉGUÉ ». C’est un véritable outil stratégique pour la performance managériale de votre entreprise et de vos collaborateurs.

Son utilisation est simple, et surtout implique tout le monde dans la prise de décision individuelle ou collective.

Animer un codir avec le processus délégué

Le prérequis, c’est déjà d’avoir un ordre du jour et que celui-ci soit connu.

Combien de fois celui-ci est fait au dernier moment sans concertation, sans organisation, sans priorité, et très souvent sans même avoir pris le temps de valider les temps d’intervention pour savoir de combien de temps il est nécessaire pour traiter l’ordre du jour !

Comment alors être acteur, impliqué, pouvoir s’exprimer, et prendre des décisions, les valider et les avancer ?

Un ordre du jour se prépare. J’enfonce certainement des portes ouvertes par cette préconisation, mais au cours de nos missions, nous constatons que ce n’est pas souvent le cas.

Préparer l’ordre du jour du CODIR

Nous préconisons que l’ordre du jour soit envoyé aux membres du CODIR au moins 15 jours avant la date de celui-ci, avec un retour  de chacun des acteurs sur son domaine d’intervention, son sujet et surtout sa durée d’intervention.

Cet ordre du jour sera ensuite renvoyé sous 8 jours à l’animateur du CODIR pour la mise en forme, l’organisation, la planification, la maîtrise du temps. ET sous 48h à tous pour officialiser l’ordre du jour.

Cela prend peu de temps de bien le faire ; vous serez assuré du bien-fondé de votre réunion, du temps, et du résultat, en impliquant tous les acteurs dans l’importance dans leur position, et en quoi ils sont acteurs des décisions, pourquoi, et comment ils sont importants pour l’entreprise.

Pour nous, l’animation d’un CODIR c’est aussi, au-delà de la fonction de chacun, l’opportunité pour chaque membre  de prendre un rôle de référent dans l’entreprise.

Référent juridique, référent environnement, référent veille stratégique, etc

En effet nonobstant, le rôle ou la fonction de chacun des membres, c’est d’attribuer un nouveau défi à chacun répondant à sa culture, son envie, sa sensibilité, et donc avoir une nouvelle importance au sein de l’entreprise.

Ainsi, avec le processus délégué, nous décomposons l’animation du CODIR selon le modèle suivant :

  • Un facilitateur (le dirigeant pour les trois premières fois)
  • Un Hôte :
  • Un Scribe
  • Un Maitre du Temps
  • Un Pousse-décision
  • Un Coach
  • Un méta observateur (c’est le rôle du consultant qui accompagne)

La fonction de Facilitateur

Nous préférons ce terme à celui « d’animateur » car il exprime bien l’idée que celui qui « facilite », qui n’occupe pas une position « haute », une fonction d’autorité, mais qui est là pour rendre plus fluide et plus productif le travail du groupe.

L’essentiel de son rôle consiste à veiller à ce que les principes de fonctionnement de la réunion, et la qualité́du processus délégué soient respectés.

Il peut déléguer toutes les autres composantes de sa responsabilité.

La fonction d’Hôte

Par délégation du facilitateur, l’hôte assure la logistique de la réunion : convocation, ordre du jour, mise à disposition d’une salle et du matériel nécessaire, café, etc…

La fonction de Maître du Temps

Par délégation du facilitateur, le Maître du temps prend en charge la gestion, ou tout au moins la conscience du temps. Nous préférons le mot de « Maître du Temps » à celui, généralement utilisé, de « gardien du temps » car il induit plus de souplesse, plus d’harmonie avec le rythme spécifique de chaque phase du travail du groupe.

La fonction de Pousse-Décision 

Là encore, le facilitateur peut prendre sur lui de presser le groupe afin qu’il produise un résultat dans les délais impartis. Là encore, l’expérience montre qu’il a intérêt à déléguer cette tâche à un « pousse-décision ».

La fonction de Scribe 

Par délégation du facilitateur, le scribe assure le compte-rendu des décisions prises au cours de la réunion. Il utilise le tableau de décision qu’il renseigne au cours de la réunion. Il valide avec les participants les différents critères du tableau. Ce qui justifie pleinement qu’il dise : « Nous sommes arrivés au bout du temps consacré à cette question. Qu’est-ce que j’écris ? »

La fonction de Coach de réunion

À la fin de la réunion, le coach de réunion dispose de quelques minutes pour exprimer son opinion subjective sur la manière dont la réunion s’est déroulée : comment le facilitateur et ses « délégatoires » ont-ils tenu leur rôle ?

Les règles de fonctionnement ont-elles été́ respectées ? La parole a-t-elle circulé de manière fluide et repartie ?

Comment chaque participant s’est-il comporté ? Le groupe a-t-il révélé́ des synergies ? L’efficacité était-elle au rendez-vous ?

Et comme il est moins intéressant de critiquer le passé que d’améliorer l’avenir, quelles options le coach de réunion suggère-t-il à chacun pour la prochaine réunion ?

Le groupe écoute ce que dit le coach de réunion sans lui répondre. Certes, son point de vue est discutable, mais c’est un « cadeau » de recevoir un feedback, et des options de progrès alors que, le plus souvent, les critiques fusent par-derrière et que celui qui en est l’objet est le dernier informé.

La fonction de Méta Observateur 

Ce rôle est dévolu au coach d’équipe, intervenant extérieur, qui conclura la réunion en enrichissant, à l’aide d’options, la vision systémique issue du travail et des postures des participants.

Le processus délégué est un processus d’apprentissage et de responsabilisation des individus et des groupes. Outre leur responsabilité particulière, le facilitateur, l’hôte, le maître du Temps , le pousse-décision, le scribe, et le coach de réunion sont par ailleurs des participants comme les autres.

 

Toutes ces fonctions étant tournantes, chacun a l’occasion de les expérimenter sur une période de quelques mois. Ce qui est très formateur et très responsabilisant, tant pour les individus que pour l’équipe.

Pour la bonne réussite effective de cet outil, il faut que tous les mois, lors de chaque CODIR, les rôles changent

Ainsi nous avons un tableau qui planifie et organise les réunions sur une année ; cela permet à chacun de s’identifier, se préparer, se rapprocher des autres, et de s’appuyer sur le Méta Observateur pour s’assurer de la cohésion.

Appliquez ce principe de processus délégué, et je vous assure que vous maîtriserez votre temps, que les décisions seront prises, qu’elles seront appliquées, et que chacun connaîtra son rôle, et celui des autres, Vous aurez un véritable outil stratégique pour développer la performance de votre entreprise et de vos collaborateurs

Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans cette mise en œuvre, et surtout pour valider avec vous la pérennité et les résultats dès lors que vous serez acteur et rendrez acteurs vos collaborateurs !!

 

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